Por qué el contrato pesa tanto en el REPSE
Desde la reforma de 2021, la Ley Federal del Trabajo prohíbe poner trabajadores propios a disposición de otra empresa y solo permite subcontratar servicios u obras especializadas que no formen parte de tu objeto social ni de tu actividad económica preponderante, y siempre que el proveedor esté registrado en el padrón de la Secretaría del Trabajo.
El contrato es donde esa diferencia queda por escrito. Si lo que describe es poner personal a tu disposición, o un servicio que tu empresa realiza como actividad principal, la contratación cae fuera de lo permitido. Y la multa no es solo para el proveedor: quien se beneficia de una subcontratación contraria a la ley se expone a la misma sanción.
2,000 a 50,000 UMA
La multa para la empresa que se beneficia de una subcontratación contraria a la Ley Federal del Trabajo, la misma que para el proveedor.
Lo que la ley exige que diga el contrato
La ley es breve sobre el contrato, y por eso cada requisito cuenta. Estos son los que no son opcionales:
| Requisito | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| Por escrito | Un acuerdo verbal o solo por correo no basta: tiene que existir un contrato firmado. |
| El objeto de los servicios u obras | Qué servicio especializado se presta, descrito de forma concreta, no como suministro de personal. |
| El número aproximado de trabajadores | Cuántas personas del proveedor participarán en el servicio. Es obligatorio, aunque sea una estimación. |
| Un proveedor con registro REPSE | El proveedor debe estar inscrito en el padrón de la Secretaría del Trabajo, y el registro se renueva cada tres años. |
El objeto: donde más contratos se caen
El objeto es la cláusula que decide si el servicio es especializado. Un objeto genérico como «servicios de personal», «apoyo administrativo» o «suministro de trabajadores» describe precisamente lo que la ley prohíbe, aunque el proveedor tenga registro.
Un buen objeto dice qué servicio se presta, con qué resultado y por qué no es parte de lo que tu empresa hace como actividad principal. Compáralo con tu propio objeto social y con tu actividad preponderante antes de firmar: si coinciden, el contrato tiene un problema que ninguna otra cláusula arregla.
También conviene que el objeto coincida con las actividades que el proveedor tiene registradas en el REPSE. Un registro vigente para otro servicio no cubre este.
Las cláusulas que te protegen como contratante
La ley no las exige en el contrato, pero cada una cubre un riesgo real de tu lado. Conviene incluir:
- El número de registro REPSE del proveedor y las actividades que cubre, con su compromiso de mantenerlo vigente, renovarlo a tiempo y avisarte si se lo niegan o cancelan.
- La entrega mensual de los documentos que necesitas para deducir: los CFDI de nómina del personal asignado, el comprobante bancario del entero de las retenciones de impuestos de esos trabajadores y los pagos de cuotas al IMSS y de aportaciones al INFONAVIT.
- La entrega de la declaración del IVA del proveedor y su acuse de pago, a más tardar el último día del mes siguiente a cada pago que le hagas.
- Los acuses de las informativas que el proveedor presenta ante el IMSS y el INFONAVIT sobre sus contratos de servicios especializados.
- Tu derecho a retener o suspender pagos mientras falte documentación del periodo.
- Una indemnización a tu favor si respondes por obligaciones del proveedor con sus trabajadores: la ley te hace responsable solidario cuando él incumple con ellos.
Antes de firmar: una revisión en cinco pasos
Lleva menos de una hora y evita la mayoría de los problemas que aparecen en una inspección:
Revisión del contrato de servicios especializados antes de firmarlo
- Confirma el registro en el padrónBusca al proveedor en el padrón público del REPSE y verifica que el registro esté vigente.
- Compara las actividades registradas con el objetoEl servicio del contrato debe estar entre las actividades que el proveedor tiene registradas.
- Compara el objeto con tu propia empresaEl servicio no puede ser parte de tu objeto social ni de tu actividad económica preponderante.
- Revisa los requisitos de formaQue el contrato esté por escrito, describa el objeto e indique el número aproximado de trabajadores.
- Pide la revisión de tu abogadoEsta guía resume la ley; la redacción final del contrato es trabajo de tu asesor legal.
Después de firmar, el contrato no basta
Un buen contrato es el punto de partida, no la prueba. Lo que una autoridad revisa después es si cada mes recibiste y conservaste la documentación que el contrato promete, y si el registro del proveedor seguía vigente cuando le pagaste.
CheckWise convierte esas cláusulas en un calendario: pide a cada proveedor sus documentos del periodo, revisa que correspondan y te avisa cuando algo falta o un registro está por vencer.
Preguntas frecuentes
- ¿El contrato de servicios especializados tiene que ser por escrito?
- Sí. La Ley Federal del Trabajo exige un contrato por escrito que señale el objeto de los servicios o las obras y el número aproximado de trabajadores que participarán.
- ¿Qué pasa si el contrato no indica el número de trabajadores?
- Falta uno de los requisitos que la ley fija para el contrato. Una subcontratación que no cumple esas reglas expone a quien se beneficia de ella a una multa de 2,000 a 50,000 veces la UMA, además de las consecuencias fiscales.
- ¿Debo incluir el número de registro REPSE del proveedor en el contrato?
- La ley no lo exige como cláusula, pero conviene hacerlo junto con las actividades que cubre el registro: así queda documentado que verificaste que el servicio contratado está registrado.
- ¿Cada cuánto debe renovar el proveedor su registro REPSE?
- Cada tres años. Conviene que el contrato lo obligue a renovarlo a tiempo y a avisarte si el registro se le niega o cancela.
- ¿Qué documentos le pido al proveedor cada mes?
- Los CFDI de nómina del personal que prestó el servicio, el comprobante bancario del entero de sus retenciones y los pagos de cuotas al IMSS y de aportaciones al INFONAVIT; y, por cada pago, su declaración del IVA con el acuse. Lo detallamos en la guía para deducir servicios especializados.
Fuentes oficiales
Los plazos, las cifras y las obligaciones de esta guía se apoyan en estas fuentes. Consulta la versión vigente para tu caso: esta guía es informativa y no constituye asesoría legal.
- Ley Federal del Trabajo, artículos 12 a 15 y 1004-C: servicios especializados permitidos, contrato por escrito, responsabilidad solidaria, registro, y multa de 2,000 a 50,000 UMA también para quien se beneficia (Cámara de Diputados)
- Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 27, fracción V: lo que el contratante verifica y obtiene en cada pago (Cámara de Diputados)
- Ley del Impuesto al Valor Agregado, artículo 5o., fracción II: la declaración del IVA del contratista, su acuse y el plazo para entregarlos (Cámara de Diputados)
- Ley del Seguro Social, artículos 15 A y 304 A: la informativa ante el IMSS y la infracción por no presentarla (Cámara de Diputados)
- Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, artículo 29 Bis: la informativa ante el INFONAVIT (Cámara de Diputados)
- Decreto de reforma en materia de subcontratación laboral, 23 de abril de 2021 (Diario Oficial de la Federación)