Qué es una auditoría o inspección REPSE
Cuando hablamos de auditoría REPSE nos referimos a las revisiones que las autoridades pueden hacer para comprobar que la subcontratación especializada se está cumpliendo: que el proveedor tiene registro, que presenta sus informativas y que el contratante verificó todo eso antes de deducir sus pagos.
No es una sola autoridad ni un solo tipo de revisión: puede venir de la Secretaría del Trabajo, del SAT o de los institutos de seguridad social, y cada uno mira el cumplimiento desde su ángulo.
Quién puede auditarte y qué revisa
El REPSE cruza varias autoridades, y cada una tiene su foco:
| Autoridad | Qué revisa |
|---|---|
| STPS | Que exista registro vigente y acorde al servicio, tanto de quien lo presta como de la relación de subcontratación. |
| SAT | Si los pagos a proveedores especializados son deducibles, y exige la evidencia de que el proveedor tenía REPSE vigente y estaba en regla. |
| IMSS e INFONAVIT | Que se hayan presentado las informativas ICSOE y SISUB y que estén cubiertas las cuotas y aportaciones del personal. |
Qué documentos te van a pedir
El corazón de cualquier auditoría REPSE es el expediente. Lo que suelen requerir, por proveedor y por periodo, es:
- El registro REPSE vigente y acorde al servicio, y el contrato del servicio especializado.
- Las opiniones de cumplimiento positivas del SAT, el IMSS y el INFONAVIT del periodo.
- Las informativas ICSOE y SISUB presentadas, con sus acuses.
- Los CFDI de nómina, las declaraciones de impuestos y los comprobantes de pago de las cuotas al IMSS y de las aportaciones al INFONAVIT del personal asignado.
Una auditoría con expediente y una sin él
Sin preparación, una inspección se convierte en una carrera de semanas: reconstruir desde carpetas compartidas y correos qué documento cubre qué obligación, de qué periodo y ante qué institución. Cada hueco es una multa potencial o una deducción que se cae.
Con un expediente auditable, la misma inspección es un trámite: generas en minutos el paquete de evidencia por proveedor y periodo, con la trazabilidad de cada documento y de quién lo validó. La diferencia no está en tener los papeles, sino en poder demostrarlos.
Cómo prepararte para una auditoría REPSE
Prepararte no es juntar documentos la semana de la inspección: es mantener el cumplimiento vivo todo el año. En la práctica:
- Verifica de forma continua la vigencia del registro y las opiniones de cumplimiento de cada proveedor.
- Mantén al día el calendario de informativas cuatrimestrales y renovaciones.
- Conserva un expediente auditable por proveedor y periodo, con cada documento ligado a la obligación que cubre.
Adelántate con una auditoría interna
La mejor forma de no temer a una inspección es hacerte la tuya primero. Una auditoría interna periódica (revisar proveedor por proveedor si su registro está vigente, si presentó sus informativas y si su opinión sigue positiva) te deja detectar y cerrar los huecos antes de que lo haga la autoridad.
Es justo el trabajo que CheckWise hace en automático: revisa la vigencia de cada proveedor, marca los huecos y arma el expediente, para que cualquier auditoría te encuentre listo.
Preguntas frecuentes
- ¿Quién puede auditar el cumplimiento REPSE?
- Principalmente la Secretaría del Trabajo (STPS), el SAT y los institutos de seguridad social (IMSS e INFONAVIT). Cada uno revisa el cumplimiento desde su ángulo: el registro, la deducibilidad de los pagos y las informativas y cuotas del personal.
- ¿Qué documentos piden en una auditoría REPSE?
- Por proveedor y periodo: el registro REPSE vigente, el contrato, las opiniones de cumplimiento positivas del SAT, IMSS e INFONAVIT, las informativas ICSOE y SISUB con sus acuses, y los CFDI de nómina, declaraciones y comprobantes de pago de cuotas y aportaciones del personal asignado.
- ¿Cómo me preparo para una inspección REPSE?
- Manteniendo el cumplimiento vivo todo el año: verificar de forma continua la vigencia y las opiniones de cada proveedor, seguir el calendario de informativas y renovaciones, y conservar un expediente auditable por proveedor y periodo, listo para generar el paquete de evidencia.
- ¿Qué pasa si no puedo comprobar el cumplimiento en una auditoría?
- Cada hueco puede traducirse en una multa de la STPS o en la pérdida de la deducción fiscal de los pagos al proveedor, con actualización y recargos. Por eso lo que decide la auditoría es lo que puedes probar, no lo que afirmas.
- ¿Conviene hacer una auditoría interna de REPSE?
- Sí. Una revisión interna periódica (proveedor por proveedor) te permite detectar registros vencidos, informativas faltantes u opiniones que dejaron de ser positivas y cerrarlos antes de que lo haga la autoridad.
Fuentes oficiales
Los plazos, las cifras y las obligaciones de esta guía se apoyan en estas fuentes. Consulta la versión vigente para tu caso: esta guía es informativa y no constituye asesoría legal.
- Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 27, fracción V: los comprobantes que el contratante obtiene del proveedor en cada pago (Cámara de Diputados)
- Ley del Impuesto al Valor Agregado, artículo 5o., fracción II: la declaración de IVA del proveedor y su acuse (Cámara de Diputados)
- Ley del Seguro Social, artículos 15 A y 304 A: la informativa ante el IMSS y la infracción por no presentarla (Cámara de Diputados)
- Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, artículo 29 Bis: la informativa ante el INFONAVIT (Cámara de Diputados)
- Ley Federal del Trabajo, artículos 14 y 1004-C: el contrato por escrito del servicio especializado y la multa de 2,000 a 50,000 UMA (Cámara de Diputados)