Cuánto dura el registro REPSE
El registro REPSE tiene una vigencia de tres años contados a partir de su otorgamiento. Al término de ese plazo deja de surtir efectos si no se renovó.
No hay renovación automática ni prórroga tácita: si la fecha pasa sin trámite, el proveedor queda en la misma situación jurídica que quien nunca se registró.
3 años
Lo que dura el registro REPSE desde que se otorga. Al vencer deja de surtir efectos, y operar con un registro vencido equivale a no tenerlo.
Cuándo y cómo se renueva
La renovación se tramita ante la STPS por la misma plataforma electrónica del registro original, y exige acreditar de nuevo lo que se acreditó la primera vez: opiniones de cumplimiento positivas ante el SAT, el IMSS y el INFONAVIT, y que la información registrada siga siendo cierta.
El plazo lo fija la STPS: el trámite se inicia dentro de los tres meses anteriores a la fecha en que vence el registro. Conviene iniciarlo en cuanto se abre ese plazo: si alguna de las tres opiniones sale en sentido negativo, necesitas tiempo para regularizarte antes de que el registro caduque, y esa regularización rara vez se resuelve en una semana.
Ese margen es también la razón por la que la renovación conviene tratarla como un proyecto con fecha propia, y no como un trámite que se atiende cuando llega el aviso.
Qué pasa si el registro vence
Operar con un registro vencido equivale a operar sin registro, con las mismas consecuencias en las tres autoridades:
| Autoridad | Consecuencia |
|---|---|
| STPS | La prestación de servicios especializados sin registro vigente se sanciona con multa de 2,000 a 50,000 veces la UMA, y aplica tanto a quien presta como a quien recibe. |
| SAT | Los pagos hechos al proveedor durante el periodo sin vigencia quedan expuestos al rechazo de la deducción del ISR y del acreditamiento del IVA. |
| IMSS e INFONAVIT | Si además el proveedor deja de pagar a sus trabajadores o sus cuotas, la empresa contratante responde solidariamente por ellos, con registro o sin él. |
Por qué el vencimiento es un riesgo del contratante
Aquí está la asimetría que sorprende a la mayoría de las empresas: el proveedor que deja vencer su registro enfrenta una multa administrativa y la pérdida del registro. La empresa que le siguió pagando enfrenta el ajuste fiscal de todo lo facturado en ese periodo, y la misma multa de la STPS.
Y el vencimiento no avisa. Un proveedor que cumplía perfectamente cuando firmaste el contrato puede caducar dieciocho meses después sin que nada cambie en la relación comercial: sigue facturando, sigue entregando, y tú sigues deduciendo pagos que ya no son deducibles.
Por eso verificar una sola vez, al inicio, no protege: protege verificar en cada periodo en que hay pagos.
Modificaciones: la otra fecha que se olvida
Además de la renovación trienal, la información con la que se obtuvo el registro tiene que mantenerse al día en la plataforma del REPSE, que tiene un proceso de actualización para eso: cambio de denominación o razón social, de domicilio, de representante legal o de las actividades registradas.
Omitir la actualización deja el padrón desactualizado, y un padrón que no coincide con la realidad de la empresa es exactamente lo que una inspección busca; la STPS puede cancelar un registro cuando dejan de cumplirse los requisitos con que se otorgó. También significa que un cliente que consulte el padrón verá información que ya no corresponde.
Cómo no enterarte tarde
El control de vigencias falla siempre por la misma razón: se lleva a mano, en una hoja de cálculo que alguien tiene que acordarse de abrir. Tres prácticas lo resuelven:
- Registra la fecha de vencimiento de cada proveedor como un dato del expediente, no como una nota suelta, y ponle una alerta para el día en que se abre el plazo de renovación, tres meses antes de que venza.
- Vuelve a consultar el padrón de la STPS antes de cada pago relevante, no solo al firmar: la vigencia es un estado que cambia, no un atributo fijo.
- Guarda la evidencia de cada verificación con su fecha. En una inspección, lo que te defiende no es que el proveedor estuviera vigente, sino que puedas probar que lo comprobaste.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto dura el registro REPSE?
- Tres años contados a partir de su otorgamiento. Al vencer deja de surtir efectos si no se renovó: no existe renovación automática ni prórroga tácita.
- ¿Cuándo debo renovar el REPSE?
- Dentro de los tres meses anteriores a la fecha en que vence: es el plazo que fija la STPS para iniciar el trámite. Conviene iniciarlo en cuanto se abre, porque la renovación exige acreditar de nuevo las opiniones de cumplimiento positivas del SAT, el IMSS y el INFONAVIT, y si alguna sale negativa necesitas margen para regularizarte antes de la fecha de caducidad.
- ¿Qué pasa si mi proveedor tiene el REPSE vencido?
- Para efectos prácticos es como si no tuviera registro. Los pagos que le hiciste durante el periodo sin vigencia quedan expuestos al rechazo de la deducción del ISR y del acreditamiento del IVA, y la multa de la STPS aplica a ambas partes. Si además el proveedor incumple con sus trabajadores o con el IMSS y el INFONAVIT, respondes solidariamente por los trabajadores que te asignó.
- ¿Con qué frecuencia debo verificar la vigencia de mis proveedores?
- En cada periodo en que existan pagos, y siempre antes de deducir o acreditar un CFDI del proveedor. La cadencia natural es cuatrimestral, ligada a las informativas ICSOE y SISUB. Verificar una sola vez al contratar no protege: un proveedor que cumplía al firmar puede caducar meses después sin que nada cambie en la relación comercial.
- ¿Tengo que avisar si cambia algún dato de mi registro?
- Sí. Los cambios de denominación o razón social, domicilio, representante legal o actividades registradas se actualizan en la plataforma del REPSE, y la STPS puede cancelar un registro cuando dejan de cumplirse los requisitos con que se otorgó. Omitirlo deja el padrón desactualizado, que es justamente lo que revisa una inspección, y hace que tus clientes vean información que ya no corresponde.
Fuentes oficiales
Los plazos, las cifras y las obligaciones de esta guía se apoyan en estas fuentes. Consulta la versión vigente para tu caso: esta guía es informativa y no constituye asesoría legal.
- Ley Federal del Trabajo, artículos 15 y 1004-C: renovación cada tres años y multa por operar sin registro (Cámara de Diputados)
- Acuerdo de la STPS con las disposiciones para el registro REPSE, artículos décimo tercero, décimo quinto y décimo sexto: vigencia, cancelación y plazo para renovar (Diario Oficial de la Federación)
- Código Fiscal de la Federación, artículo 15-D: sin registro no hay deducción ni acreditamiento (Cámara de Diputados)
- Plataforma del REPSE: renovación y actualización del registro (Secretaría del Trabajo y Previsión Social)