Qué significa cumplir con el REPSE
El REPSE (Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas) es el padrón que lleva la Secretaría del Trabajo (STPS) de las empresas autorizadas para prestar servicios especializados. Cumplir con él significa dos cosas a la vez: estar registrado y en regla si prestas el servicio, y verificar y documentar si lo contratas.
La clave que casi todos subestiman es que el cumplimiento es un estado continuo, no un trámite que se cierra. Un proveedor que hoy está en regla puede dejar de estarlo el mes que viene si no renueva, no presenta una informativa o pierde una opinión de cumplimiento.
Los cuatro frentes del proveedor
Si prestas servicios especializados, tu cumplimiento se sostiene sobre cuatro obligaciones que corren en paralelo:
| Frente | Qué exige |
|---|---|
| Registro REPSE | Vigente y acorde a los servicios que efectivamente prestas, renovado cada tres años. |
| Informativas cuatrimestrales | La ICSOE ante el IMSS y la SISUB ante el INFONAVIT, dentro de los plazos de cada cuatrimestre. |
| Opiniones de cumplimiento | Positivas ante el SAT, el IMSS y el INFONAVIT, que reflejan que estás al corriente. |
| Cuotas y aportaciones | Pago de las cuotas obrero-patronales y las aportaciones de vivienda del personal que asignas a cada contrato. |
El cumplimiento del contratante: verificar y documentar
Si contratas servicios especializados, la ley no te pide confiar en tu proveedor: te pide comprobar. Cada vez que le pagas debes verificar que tiene su registro REPSE vigente y obtener de él copia de sus CFDI de nómina, del pago de las retenciones, de las cuotas al IMSS y de las aportaciones al INFONAVIT (y, para el IVA, su declaración y el acuse de pago). Revisar además sus opiniones de cumplimiento es la forma práctica de ver a tiempo que dejó de estar al corriente.
Son dos riesgos distintos, y conviene no confundirlos. Si no verificas ni conservas esa evidencia, pierdes la deducción y el acreditamiento de esos pagos. Y si el proveedor incumple con sus trabajadores o con el IMSS y el INFONAVIT, respondes solidariamente por los trabajadores que te asignó, lo hayas verificado o no: la verificación continua no borra esa responsabilidad, pero te deja ver el incumplimiento a tiempo para exigir que se corrija o dejar de contratar.
Por qué el cumplimiento es continuo, no un trámite
El REPSE tiene fechas móviles: el registro vence a los tres años, las informativas se presentan cada cuatrimestre y las opiniones de cumplimiento cambian mes a mes. Un expediente que estaba impecable en enero puede tener tres huecos para mayo sin que nadie haya hecho nada malo: simplemente pasó el tiempo.
Por eso el cumplimiento REPSE se parece más a un tablero que hay que vigilar que a un archivo que se guarda. La pregunta correcta no es si tienes los papeles, sino si siguen vigentes hoy, para todos tus proveedores.
Cómo sostener el cumplimiento sin ahogarte
Mantener el cumplimiento a mano se vuelve inmanejable en cuanto tienes varios proveedores. En la práctica son tres hábitos que conviene sistematizar:
- Un calendario de obligaciones por proveedor: renovaciones e informativas de cada cuatrimestre, con aviso antes de cada fecha.
- Verificación recurrente del registro y de las opiniones de cumplimiento, no solo al momento de contratar.
- Un expediente auditable por proveedor y periodo, listo para probar el cumplimiento el día de una inspección.
Señales de que tu cumplimiento REPSE está en riesgo
Si reconoces alguna de estas señales, tu cumplimiento probablemente ya tiene huecos:
- No sabes de memoria cuándo vence el registro REPSE de cada proveedor.
- Revisas las opiniones de cumplimiento solo cuando hay un problema, no de forma periódica.
- La evidencia vive en carpetas compartidas y correos, no en un expediente por periodo.
- Nadie es responsable, por nombre, de dar seguimiento a las informativas cuatrimestrales.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es cumplir con el REPSE?
- Es mantener, de forma continua, el registro vigente, las informativas cuatrimestrales (ICSOE y SISUB), las opiniones de cumplimiento positivas y las cuotas al día si prestas el servicio; y verificar y documentar todo eso si lo contratas. No es un trámite único: es un estado que se sostiene cuatrimestre a cuatrimestre.
- ¿Quién es responsable del cumplimiento, el proveedor o el contratante?
- Los dos, por partes distintas. El proveedor responde por su registro, sus informativas y sus cuotas. El contratante responde por verificar que el proveedor cumple y por conservar la evidencia, y si no lo hace pierde la deducción fiscal de esos pagos. Aparte, si el proveedor incumple con sus trabajadores, el contratante responde solidariamente por ellos.
- ¿El registro REPSE se renueva?
- Sí. El registro tiene una vigencia de tres años y debe renovarse antes de que expire; además, hay que mantener actualizada la información del padrón cuando cambian los datos de la empresa o los servicios.
- ¿Cada cuánto hay que verificar el cumplimiento de un proveedor?
- De forma recurrente, no solo al contratar. Como las opiniones de cumplimiento y la vigencia cambian con el tiempo, conviene revisar cada cuatrimestre (al ritmo de las informativas) y conservar la evidencia de cada revisión.
- ¿Qué pasa si dejo de cumplir?
- Para el proveedor, multas de la STPS y la posible cancelación del registro. Para el contratante, la no deducibilidad de los pagos ante el SAT y la misma multa de la STPS si recibió servicios de un proveedor sin registro; y si el proveedor incumple con sus trabajadores, la responsabilidad solidaria por ellos. Lo desarrollamos en la guía de multas REPSE.
Fuentes oficiales
Los plazos, las cifras y las obligaciones de esta guía se apoyan en estas fuentes. Consulta la versión vigente para tu caso: esta guía es informativa y no constituye asesoría legal.
- Ley Federal del Trabajo, artículos 13, 14, 15 y 1004-C: servicios especializados, responsabilidad solidaria, registro renovable cada tres años y multa de 2,000 a 50,000 UMA (Cámara de Diputados)
- Ley del Seguro Social, artículo 15 A: la informativa ante el IMSS y la responsabilidad solidaria en seguridad social (Cámara de Diputados)
- Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, artículo 29 Bis: la informativa ante el INFONAVIT (Cámara de Diputados)
- Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 27, fracción V: lo que el contratante verifica y obtiene en cada pago (Cámara de Diputados)
- Ley del Impuesto al Valor Agregado, artículo 5o., fracción II: la declaración de IVA que el contratante obtiene del proveedor (Cámara de Diputados)
- Código Fiscal de la Federación, artículo 15-D: deducción y acreditamiento solo con un proveedor registrado (Cámara de Diputados)