¿Qué es el REPSE?
El REPSE (Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas) es el padrón público que administra la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) de México, y en el que debe inscribirse toda empresa o persona física que ponga a sus propios trabajadores a disposición de un tercero para prestar servicios especializados.
Nació con la reforma en materia de subcontratación de 2021, que prohibió la subcontratación de personal y la sustituyó por un esquema acotado: solo se pueden subcontratar servicios especializados u obras especializadas, y solo con empresas inscritas en este registro.
En la práctica, el REPSE convirtió el cumplimiento en un asunto de dos partes: el proveedor debe registrarse y mantenerse al corriente, y la empresa que lo contrata debe verificarlo y documentarlo de forma continua, porque las consecuencias fiscales y laborales del incumplimiento recaen también sobre ella.
3 años
Lo que dura el registro REPSE desde que se otorga. No se renueva solo, y operar con un registro vencido equivale a no tenerlo.
¿Quién debe registrarse?
Debe inscribirse en el REPSE toda persona física o moral que ponga trabajadores propios a disposición de un tercero para ejecutar servicios u obras especializadas: actividades que no forman parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa que las recibe. Ejemplos típicos: limpieza, seguridad, mantenimiento, comedores industriales, logística especializada, servicios de TI, obra civil especializada.
El registro se solicita en línea ante la STPS acreditando, entre otras cosas, estar al corriente en obligaciones fiscales y de seguridad social. Una vez otorgado, no es permanente: debe renovarse cada tres años y puede cancelarse si la empresa deja de cumplir.
¿Quiénes no deben registrarse?
La pregunta se hace tanto como la contraria, y confundirlas cuesta dinero en las dos direcciones: hay empresas que tramitan un registro que no necesitaban, y otras que creen estar cubiertas por uno que no ampara lo que venden.
- Quien no pone trabajadores propios a disposición. Si lo que entregas es un bien, o un servicio que prestas sin desplazar personal a las instalaciones ni a la dirección del cliente, no estás en el supuesto que obliga al registro.
- Las actividades que forman parte del objeto social o de la actividad preponderante del cliente. Esas no se pueden subcontratar, con registro o sin él. El REPSE no las vuelve legales: solo ampara servicios especializados, que por definición quedan fuera del giro de quien los recibe.
- Quien ya está registrado, pero para otra cosa. El registro se otorga por actividad, no en general. Estar inscrito para limpieza no ampara un servicio de TI, y un proveedor con registro vigente puede estar fuera de la ley en el servicio concreto que te presta.
Ese último caso es el que más se escapa en una revisión, porque el padrón muestra un registro vigente y la verificación superficial se detiene ahí. Qué te dice el padrón público y qué no.
Obligaciones del proveedor registrado
Obtener el registro es el inicio, no el final. Un proveedor registrado debe, de forma permanente:
- Mantener el registro vigente y renovarlo cada tres años ante la STPS.
- Presentar la ICSOE (Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializadas) ante el IMSS cada cuatrimestre, a más tardar el día 17 de enero, mayo y septiembre.
- Presentar el SISUB (Sistema de Información de Subcontratación) ante el INFONAVIT con la misma periodicidad cuatrimestral.
- Mantenerse al corriente en obligaciones fiscales (SAT), de seguridad social (IMSS) y de vivienda (INFONAVIT), incluidas las opiniones de cumplimiento positivas.
- Entregar a cada cliente la evidencia documental que la ley obliga al contratante a recabar: CFDI de nómina, pagos de cuotas, declaraciones de impuestos, entre otros.
- Informar a la STPS las modificaciones relevantes a su situación (razón social, actividades registradas, etcétera).
El contrato del servicio especializado
El contrato es la pieza de la que cuelga todo lo demás. Es el documento que define qué servicio especializado se contrató, y por lo tanto el que determina contra qué actividad registrada hay que contrastar el REPSE del proveedor. Sin él, un expediente es una carpeta de comprobantes sin nada que los ordene.
Es también donde se detecta el desajuste más caro y más silencioso: un contrato que describe un servicio que el registro del proveedor no ampara. El registro está vigente, los pagos están hechos, las opiniones salen positivas, y aun así el servicio concreto quedó fuera de lo que la STPS autorizó. Por eso la verificación empieza por comparar el contrato contra la actividad registrada, no por revisar si el registro existe.
Qué debe verificar la empresa contratante
La legislación fiscal condiciona la deducción del ISR y el acreditamiento del IVA de los servicios especializados a que el contratante verifique y conserve evidencia del cumplimiento de su proveedor. Un expediente sano por proveedor y por periodo incluye, como mínimo:
- Registro REPSE vigente y acorde al servicio contratado.
- Contrato del servicio especializado.
- Constancia de situación fiscal del proveedor.
- Opiniones de cumplimiento del SAT, IMSS e INFONAVIT.
- CFDI de nómina y comprobantes de pago de salarios del personal asignado al servicio.
- Declaraciones de IVA e ISR con su acuse, y pagos de cuotas obrero-patronales y aportaciones de vivienda.
El punto que más empresas subestiman: esta verificación se repite durante toda la vigencia del contrato. Un proveedor que cumplía al firmar puede dejar de cumplir seis meses después, y el riesgo fiscal corre por cuenta del contratante que no lo detectó. Revisa cómo validar a tus proveedores paso a paso y qué debe contener su expediente REPSE auditable.
Multas y riesgos por incumplir
| Consecuencia | Qué implica |
|---|---|
| Multas administrativas | Prestar o recibir servicios especializados sin registro REPSE vigente se sanciona con multas de 2,000 a 50,000 veces la UMA. |
| Efectos fiscales | Los pagos al proveedor incumplido pierden la deducción para ISR y el acreditamiento del IVA. |
| Responsabilidad solidaria | Si el proveedor incumple sus obligaciones laborales y de seguridad social, la empresa beneficiaria puede responder frente a los trabajadores. Cómo funciona el obligado solidario y cómo evitarlo. |
| Esquemas simulados | Utilizar subcontratación simulada de personal puede constituir defraudación fiscal con consecuencias penales. |
Cómo llevar el control sin perderse
El reto operativo del REPSE no es entender las reglas: es sostenerlas mes tras mes sobre decenas de proveedores, cada uno con sus propios vencimientos, periodos e instituciones. Las hojas de cálculo y el correo fallan justo donde más duele, nadie ve a tiempo qué venció, qué falta o qué documento quedó obsoleto.
Para eso existe el software de cumplimiento REPSE: un calendario de obligaciones por requisito, periodo e institución, un expediente auditable por proveedor, revisión documental con apoyo de IA y validación humana, y reportes listos para una inspección. Es la diferencia entre dar seguimiento y hacer prevención de riesgos REPSE, y es exactamente lo que hace CheckWise.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué significa REPSE?
- REPSE son las siglas de Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas. Es el padrón público que administra la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) de México, y en el que debe inscribirse toda empresa o persona física que ponga a sus propios trabajadores a disposición de un tercero para prestar servicios especializados.
- ¿Para qué sirve el REPSE?
- Sirve para acreditar que una empresa está autorizada a prestar servicios especializados en México. Tras la reforma de subcontratación de 2021 quedó prohibida la subcontratación de personal, y solo se pueden subcontratar servicios u obras especializadas con proveedores inscritos en este registro. Para la empresa que contrata, el registro vigente del proveedor es también la condición que permite deducir el ISR y acreditar el IVA de esos pagos.
- ¿Quiénes no deben registrarse en el REPSE?
- Quien no pone trabajadores propios a disposición de un tercero no necesita el registro: por ejemplo, quien vende un bien o presta un servicio sin desplazar personal. Tampoco lo resuelve para las actividades que forman parte del objeto social o de la actividad preponderante del cliente, porque esas no se pueden subcontratar con registro ni sin él. Y estar registrado para una actividad no ampara otra: el registro se otorga por actividad, no en general.
- ¿Cada cuánto se renueva el REPSE?
- El registro REPSE tiene una vigencia de tres años. La renovación se tramita ante la STPS dentro de los tres meses anteriores a la fecha en que vence (conviene iniciarla en cuanto se abre ese plazo), porque operar con un registro vencido equivale a no tenerlo, con los mismos efectos fiscales y de responsabilidad para quien contrata.
- ¿Qué diferencia hay entre la ICSOE y el SISUB?
- Son dos informativas cuatrimestrales distintas que presenta el proveedor registrado. La ICSOE (Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializadas) se presenta ante el IMSS; el SISUB (Sistema de Información de Subcontratación) se presenta ante el INFONAVIT. Ambas se entregan a más tardar el día 17 de enero, mayo y septiembre y reportan los contratos de servicios especializados del periodo.
- ¿Qué pasa si un proveedor pierde su registro REPSE a mitad del contrato?
- Desde el momento en que el registro deja de estar vigente, los servicios que ese proveedor preste ya no cumplen la ley: los pagos pierden deducibilidad y acreditamiento, y la empresa contratante queda expuesta a la multa por recibirlos. Si además el proveedor incumple con sus trabajadores o con el IMSS y el INFONAVIT, la empresa contratante responde solidariamente por los trabajadores que le asignó, con registro o sin él. Por eso la verificación no es un trámite único al firmar, sino un control continuo durante toda la relación.
- ¿La empresa contratante también puede ser multada por el REPSE?
- Sí. Recibir servicios especializados de un proveedor sin registro vigente se sanciona con multas de 2,000 a 50,000 veces la UMA, además de la pérdida de la deducción de ISR y del acreditamiento de IVA sobre esos pagos. La obligación de verificar y conservar evidencia recae expresamente sobre quien contrata.
- ¿Con qué frecuencia debo verificar a mis proveedores REPSE?
- De forma continua, no solo al inicio. Como mínimo conviene revisar la vigencia del registro y la evidencia documental cada periodo en que existan pagos (la cadencia natural es cuatrimestral, ligada a ICSOE y SISUB), y siempre antes de deducir o acreditar un CFDI del proveedor. Un proveedor que cumplía al firmar puede dejar de cumplir meses después.
- ¿Son deducibles los pagos a un proveedor sin REPSE?
- No. La legislación fiscal condiciona la deducción del ISR y el acreditamiento del IVA de los servicios especializados a que el proveedor cuente con registro REPSE vigente y a que el contratante conserve la evidencia de cumplimiento. Sin ese registro y esa documentación, el gasto no es deducible ni acreditable.